桂工程院〔2020〕26號(hào)

校屬各單位：

　　現(xiàn)將《廣西工程職業(yè)學(xué)院各二級(jí)學(xué)院、各部門辦公室管理規(guī)定》，印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

　　                                                                 廣西工程職業(yè)學(xué)院

　　                                                                  2020年8月17日

　　廣西工程職業(yè)學(xué)院各二級(jí)學(xué)院、各部門辦公室管理規(guī)定

　　為加強(qiáng)和規(guī)范學(xué)校各二級(jí)學(xué)院、各部門辦公室管理，改進(jìn)工作作風(fēng)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，樹(shù)立良好的辦公室形象，提高辦公效率，保證各項(xiàng)工作有序、高效運(yùn)行，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，特制定本規(guī)定。

　　第一條 辦公室工作人員要認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的路線、方針、政策，遵守國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度，不利用工作或職務(wù)之便為自己或親屬謀取私利。

　　第二條 明確工作職責(zé)，依照工作職責(zé)開(kāi)展工作，保證辦公室各項(xiàng)工作有效開(kāi)展。

　　第三條 尊重領(lǐng)導(dǎo)，尊重同事，工作主動(dòng)熱情、細(xì)致周到、團(tuán)結(jié)協(xié)作，互幫互助、齊心協(xié)力開(kāi)展辦公室各項(xiàng)工作。

　　第四條 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，嚴(yán)格考核。辦公室工作人員應(yīng)不斷加強(qiáng)自身的政治業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。辦公室工作人員一般性日?？己擞杀巨k公室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理，總體考核由學(xué)校黨委組織部、人力資源處依照學(xué)校人事考核制度組織實(shí)施。

　　第五條 遵守辦公室工作人員日常行為規(guī)范。

　　(一)儀表規(guī)范

　　1.要注意自身形象，要求服飾規(guī)范，儀表大方，不著奇裝異服，不著吊帶、背心、超短裙等上班；

　　2.注意個(gè)人衛(wèi)生，衣帽整潔、儀容端莊、大方，充滿自信。

　　(二)語(yǔ)言規(guī)范

　　1.工作期間使用普通話交流，注意用語(yǔ)規(guī)范，語(yǔ)氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩；言談要文雅、大方，嚴(yán)禁講粗言穢語(yǔ)；說(shuō)話時(shí)要態(tài)度誠(chéng)懇，面帶微笑；

　　2.常用交往語(yǔ)言：您好，早上好，晚上好，再見(jiàn)，請(qǐng)問(wèn)，請(qǐng)您，謝謝，勞駕，對(duì)不起，打擾您，請(qǐng)稍侯，請(qǐng)登記，我馬上聯(lián)系，請(qǐng)放心，請(qǐng)諒解等。

　　(三)電話接待規(guī)范

　　1.電話鈴響時(shí)應(yīng)盡快接聽(tīng)，通話時(shí)先問(wèn)候；

　　2.正確、迅速、謹(jǐn)慎地進(jìn)行來(lái)電處理。對(duì)方講述時(shí)要留心聽(tīng)，未聽(tīng)清時(shí)及時(shí)告知對(duì)方，清楚對(duì)方的意圖和需要；要編制接聽(tīng)電話記錄本，重要電話應(yīng)做好接聽(tīng)記錄，對(duì)自己不能處理的電話要坦白告知并及時(shí)交給能處理的人；

　　3.通話要簡(jiǎn)明扼要，不得在電話中聊天；

　　4.接聽(tīng)電話時(shí)，如果有人走進(jìn)辦公室，應(yīng)點(diǎn)頭致意，不得置之不理;通話結(jié)束時(shí)，應(yīng)禮貌道別，等對(duì)方掛下電話后輕輕放下手柄。

　　(四)來(lái)訪接待規(guī)范

　　1.遇有外來(lái)來(lái)訪人員進(jìn)入辦公區(qū)域時(shí)，應(yīng)主動(dòng)禮貌問(wèn)詢具體事宜，轉(zhuǎn)告相關(guān)部門負(fù)責(zé)接待；

　　2.接待來(lái)訪要認(rèn)真負(fù)責(zé)、熱情周到、不卑不亢、言行得體，嚴(yán)守機(jī)密；

　　3.接待來(lái)訪時(shí)語(yǔ)言表達(dá)要清楚，交談多用敬語(yǔ)，不因語(yǔ)言造成誤解；

　　4.根據(jù)學(xué)校有關(guān)規(guī)定對(duì)來(lái)訪人的要求進(jìn)行處理或回復(fù)。

　　5.待人接物要講文明禮貌。對(duì)其他部門和外來(lái)人員要熱情接待，態(tài)度和藹，能辦的事情不推諉，不能辦的事情要耐心解釋。

　　(五)辦公紀(jì)律規(guī)范

　　1.上班須佩帶?；栈蛐Ｅ?，憑?；栈蛐Ｅ七M(jìn)出校門；不得隨意出借、轉(zhuǎn)讓、制作或出售?；铡⑿Ｅ?，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)學(xué)校將給予嚴(yán)肅處理。

　　2.嚴(yán)格遵守學(xué)校考勤制度和坐班制度。上班時(shí)間應(yīng)堅(jiān)守崗位，按時(shí)上下班，不能無(wú)故離崗、串崗，不得遲到、早退、缺勤、曠工。凡因事、因病不能到崗者，必須履行請(qǐng)假手續(xù)，寫明請(qǐng)假事由，經(jīng)批準(zhǔn)后方可離開(kāi)。無(wú)故不到崗或到崗后(打卡后)擅離崗位者，按曠工處理。

　　3.保持良好的工作秩序。不得在辦公室內(nèi)打鬧、喧嘩、閑聊、吃零食，不得在上班時(shí)間上網(wǎng)聊天、玩手機(jī)、玩游戲、網(wǎng)購(gòu)、網(wǎng)售、炒股、瀏覽與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)頁(yè)，不得在上班時(shí)間做其他與工作無(wú)關(guān)的事情，確保辦公環(huán)境安靜有序。

　　4.不得因私事長(zhǎng)期占用辦公電話，不能因私事長(zhǎng)期使用個(gè)人手機(jī)電話聊天。

　　5.辦公室門口應(yīng)按規(guī)定懸掛去向牌，去向牌要隨時(shí)記錄和更新辦公室人員的去向。辦公室人員外出辦事前須向院部負(fù)責(zé)人報(bào)告外出事由、外出時(shí)間及預(yù)計(jì)完成時(shí)間，得到允許后方可外出。事情辦理完成后要按時(shí)返崗上班。因私事外出的，需按程序辦理請(qǐng)假手續(xù)。

　　6.無(wú)工作需要不得進(jìn)入學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)辦公室、會(huì)議室、接待室。

　　7.每天工作時(shí)間開(kāi)始前和下班后，應(yīng)做好個(gè)人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作，保持物品擺放整齊，桌面清潔，離開(kāi)辦公室時(shí)應(yīng)將辦公椅隨手歸位。

　　8.注意辦公室安全，最后離開(kāi)辦公室的人員應(yīng)檢查門窗、水電、辦公設(shè)備電源等的關(guān)閉情況。

　　9.辦公區(qū)域禁止吸煙，吸煙應(yīng)到規(guī)定的區(qū)域或者衛(wèi)生間、戶外等。

　　10.厲行節(jié)約，反對(duì)浪費(fèi)，從“節(jié)約一滴水、珍惜一度電、節(jié)省一張紙、不浪費(fèi)一粒糧、不亂花一分錢”做起，從小事做起，節(jié)能降耗。

　　第六條 加強(qiáng)辦公室資產(chǎn)管理。

　　(一)各辦公室工作人員均有保護(hù)辦公各類設(shè)備、用品、財(cái)產(chǎn)安全及按規(guī)定管理和操作的義務(wù)，要愛(ài)護(hù)公物，注意防火、防水、防盜、防丟失及防人為損壞。凡人為損壞或人為造成丟失的，按照“誰(shuí)使用、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，由個(gè)人承擔(dān)責(zé)任，負(fù)責(zé)維修或賠償。行政辦公電腦、復(fù)印機(jī)等由專人負(fù)責(zé)操作、維護(hù)和管理。工作人員下班后或長(zhǎng)時(shí)間離開(kāi)辦公室時(shí)，應(yīng)注意關(guān)門、關(guān)窗、關(guān)燈、關(guān)機(jī)及切斷設(shè)備電源。由于通電時(shí)間過(guò)長(zhǎng)導(dǎo)致設(shè)備損壞的由設(shè)備使用人負(fù)責(zé)賠償。

　　(二)下班時(shí)，辦公室所有的電腦顯示器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等須整齊披蓋上防塵罩或防塵布。

　　(三)辦公室閑置電腦、打印機(jī)、桌椅等須主動(dòng)歸還到歸口部門，由歸口部門統(tǒng)一管理和調(diào)配。

　　(四)發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備(包括通訊、照明、電腦、打印機(jī)等)損壞或發(fā)生故障時(shí)，應(yīng)立即向維修歸口管理部門報(bào)修，及時(shí)解決維修問(wèn)題。

　　(五)淘汰的辦公設(shè)備、設(shè)施應(yīng)及時(shí)與歸口管理部門聯(lián)系，辦理回收手續(xù);報(bào)廢的辦公設(shè)備、用品按有關(guān)管理規(guī)定及時(shí)清理、報(bào)廢。

　　第七條 保持辦公室內(nèi)部環(huán)境整潔、衛(wèi)生。

　　(一)精心設(shè)計(jì)辦公物品擺放位置。辦公桌椅、電腦、沙發(fā)、文件柜、書籍、資料、筆記本等各項(xiàng)辦公用品要擺放整齊到位，做到有序、整齊、美觀。與辦公無(wú)關(guān)的私人物品盡量不要在辦公室內(nèi)擺放。

　　(二)保證墻面、桌面、地面干凈、整潔。安排人員輪流值日，對(duì)室內(nèi)衛(wèi)生進(jìn)行經(jīng)常性打掃，每周開(kāi)展一次大掃除、大清潔活動(dòng)，當(dāng)日衛(wèi)生垃圾必須當(dāng)日清理，拖把、掃帚、垃圾簍、垃圾鏟等清潔工具要勤清洗，整齊置于不顯眼的位置擺放;辦公桌椅、沙發(fā)、文件柜等做到無(wú)灰塵，無(wú)雜物堆放，墻壁、天花板、門窗無(wú)蜘蛛網(wǎng)，地面無(wú)雜物堆放，墻上無(wú)與工作無(wú)關(guān)的畫冊(cè)、物件懸掛、張貼。

　　(三)所有人員都應(yīng)自覺(jué)維護(hù)環(huán)境衛(wèi)生，均有義務(wù)完成個(gè)人物品的衛(wèi)生清潔、整理工作，保持辦公區(qū)域的清潔、衛(wèi)生、整齊、井然有序。

　　第八條 嚴(yán)守學(xué)校保密制度。

　　(一)對(duì)重要的文件資料要注意保密，及時(shí)收存，嚴(yán)禁外傳;學(xué)校限定人員傳閱的文件、資料等要注意保存，其他人員不得隨意翻閱;學(xué)校限定人員知曉的事項(xiàng)要注意保密，不得隨意散布。

　　(二)尚在討論研究或已形成統(tǒng)一意見(jiàn)，但尚未公布或發(fā)文的事項(xiàng)，不得擅自在校內(nèi)擴(kuò)散和公開(kāi)。

　　(三)不得以任何形式向外界泄露學(xué)校下發(fā)的文件，印發(fā)的內(nèi)部資料，未對(duì)外公布的內(nèi)部事項(xiàng)或其他機(jī)密。

　　(四)各辦公室由院部負(fù)責(zé)人或安排專人負(fù)責(zé)收發(fā)文，收發(fā)文人員應(yīng)盡量通過(guò)口頭或會(huì)議形式傳達(dá)文件精神，不能隨意將收發(fā)文郵箱密碼或公文轉(zhuǎn)發(fā)給其他工作人員和無(wú)關(guān)人員。

　　第九條 本規(guī)定自印發(fā)之日起實(shí)施。2008年4月18日印發(fā)的《廣西工程職業(yè)學(xué)院辦公室管理若干暫行規(guī)定》(桂工程院〔2008〕13號(hào))和2014年11月14日印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)學(xué)院辦公室建設(shè)與管理的補(bǔ)充規(guī)定》(桂工程院〔2014〕31號(hào))同時(shí)廢止。